Pengertian, Bagian dan Jenis Rumah Adat Joglo Ringkas Berbahasa Jawa

Daftar Isi [Tampilkan]

Dalam mata kuliah atau pelajaran bahasa inggris terdapat banyak sekali materi yang dipelajari mulai dari grammar hingga non-grammar sekalipun. Salahsatu yang menjadi pelengkap yang juga sering digunakan dalam kehidupan yaitu materi reservation.

Materi yang satu ini pastinya akan menjadi sebuah kebutuhan bagi orang yang sering bepergian karena akan memudahkan dalam melakukan reservasi disebuah layanan.

Bagi kamu yang belum megetahui mengenai penjelasan lengkap mengenai reservasi maka kamu bisa melihatnya pada artikel Penjelasan Lengkap Mengenai Materi Reservation Inggris.

Dari artikel sebelumnya, pasti kamu juga akan bertanya mengenai apa saja struktur dan fungsi beserta cara melakukan reservasinya. Nah, pada artikel ini kamu akan mengetahuinya lebih dalam lagi.

Struktur dan Tugas Penerima Reservasi Beserta Cara Menerima atau Menolak Reservasi

Pemilik layanan jasa pastinya mempunyai struktur organisasi didalamnya. Salahsatunya yaitu penerima reservasi yang biasanya menjadi bagian terpenting dalam melayani tamu.

Didalam departemen reservasi sendiri pastinya tidak hanya terdiri dari satu struktur saja, namun terbagi lagi didalamnya. Nah, sebenarnya apa saja sih? Kamu akan mengetahuinya dibawah ini.

• Apa sih fungsi dari adanya departemen reservasi?

Fungsi yang ada disini merupakan fungsi keseluruhan dari struktur yang ada pada departemen reservasi ini. Beberapa diantaranya akan kamu ketahui dibawah ini.

1. Melakukan komunikasi dengan tamu atau pengunjung menggunakan media yang tersedia.
2. Melakukan penjualan kamar beserta segala fasilitas yang tersedia.
3. Menerima reservasi layanan yang dilakukan oleh tamu.
4. Melakukan proses pengolahan reservasi yang terjadi.
5. Melakukan perubahan data reservasi jika diminta oleh tamu sesuai dengan kebijakan perusahaan.
6. Melakukan pembatalan reservasi yang diminta oleh tamu sesuai dengan kebijakan perusahaan.
7. Mengarsip data dan membuat laporan reservasi yang telah terjadi.

• Apa saja sih struktur dari seksi reservasi beserta tugasnya?

Didalam departemen reservasi pastinya terdapat pemecahan didalamnya yang berfungsi untuk memudahkan didalam melakukan pekerjaannya.

Namun, disetiap perusahaan terkadang mempunyai kebijakan yang berbeda terkait pembagian tugas ini dikarenakan besar kecilnya perusahaan juga berbeda.

Tetapi secara keseluruhan jika perusahaan itu merupakan perusahaan besar maka kemungkinan akan seperti diibawah ini. Jika perusahaan kecil maka akan terjadi pengurangan bagian.

a. Reservation manager

Didalam departemen reservasi sendiri juga mempunyai pimpinan tertinggi didalamnya yang disebut reservation manager atau manajer reservasi.

Biasanya pimpinan ini terletak dibawah pengendalian sales dan marketing director yang berarti juga masuk kedalam bagian divisi tersebut.

b. Assistant reservation manager

Nah, jika ada manager biasanya akan ada juga asistennya yang dalam bahasa inggris disebut sebagai assistant reservation manager.

Tugasnya hampir sama dengan kebanyakan asisten lainnya yaitu untuk mewakili atau menggantikan reservation manager apabila terjadi halangan tidak hadir.

c. Reservation supervisor

Hampir sama dengan manager, namun untuk supervisor ini biasanya membawahi beberapa reservation clerk yang berarti disetiap departemen tidak hanya terdiri dari satu saja dan pastinya tugasnya adalah untuk mengawasi dan bekerja bersama reservation clerk.

Namun hal tersebut menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan apakah membutuhkan banyak atau tidak.

Reservation supervisor ini juga bisa dijadikan sebagai assistant reservation manager jika perusahaan tersebut tidaklah terlalu besar.

d. Reservation clerk

Untuk yang satu ini pastinya merupakan bagian yang paling sering bertatap muka atau melayani tamu secara langsung dalam urusan reservasi.

Banyak sedikitnya reservation clerk juga tergantung dari seberapa banyaknya kebutuhan perusahaan dalam mengangani reservasi.

Biasanya reservation clerk ini tidaklah menjadi pegawai tetap karena kebutuhan dari perusahaan yang mungkin berbeda.

• Bagaimana sih tata cara dalam menerima atau menolak reservasi?

Pekerjaan utama dari bagian departemen reservation pastinya yaitu untuk menerima dan menolak reservasi yang dilakukan oleh tamu itu sendiri.

Bagi kamu yang ingin menjadi bagian dari seksi atau departemen reservasi ini kamu harus mengetahui tata caranya yang akan kamu ketahui dibawah ini.

1# Menerima komunikasi dari tamu

Berkomunikasi disini terdapat banyak media didalamnya, entah dialkukan secara tatap muka atau dengan menggunakan media lain seperti telepon.

Nah, untuk contoh yang lebih luasnya mungkin akan menggunakan media telepon.

Jika menggunakan telepon maka sebisa mungkin kamu harus mengangkatnya sekitar 3 deringan telepon.

2# Mengenalkan diri

Pastinya dalam menerima telepon hal pertama yang harus kamu sampaikan yaitu perkenalanmu.

Misalkan dengan mengucapkan selamat pagi, kemudian memberitahu posisi penerimamu misalkan berada di reservation, perkenalkan namamu, dan memberikan bantuan.

3# Menanyakan nama tamu

Hal ini untuk menjadikan komunikasi lebih dekat dengan tamunya sekaligus untuk memudahkan kamu dalam melakukan pendataan.

4# Menanyakan waktu pemakaian kamar beserta jumlahnya

Kamu bisa menanyakan mengenai waktu dan juga tanggal tamu akan mendapatkan layanannya yang pastinya kamu bisa mengetahui mengenai kondisi layanan apakah tersedia atau tidak.

Kemudian kamu tanyakan jumlah dari layanan yang ingin di pesan.

5# Melakukan konfirmasi mengenai layanan yang ingin dipesan

Setelah kamu mengetahui keinginan dari tamu, kamu bisa melakukan pengecekan ketersediaan jasa yang diinginkan oleh tamu.

Jika memang tersedia maka kamu bisa mengonfirmasikan bahwa layanan tersebut tersedia.

Namun jika tidak tersedia maka kamu bisa memberitahukan bahwa tidak tersedia dan kamu harus memberikan saran jenis layanan lain yang tersedia sehingga tamu tidak kabur.

6# Melakukan pencatatan data

Setelah terjadi pemberitahuan mengenai layanan yang ingin dipesan, kamu segera mencatat kedalam formulir pemesanan yang disediakan oleh perusahaan.

7# Mengejakan nama tamu

Hal yang penting pastinya nama tamu yang akan memesan, kamu bisa meminta tamu untuk memberitahukan nama ataupun perusahaan yang ingin melakukan reservasi.

Jika kamu kurang jelas, maka kamu bisa meminta tamu untuk mengejakan namanya.

8# Mengulang pesanan

Setelah kamu melakukan pencatatan terhadap pesanan yang diperlukan, maka kamu bisa membacakan pesanan yang ingin dilakukan kepada tamu tersebut.

9# Memberikan kepastian pesanan melalui email atau lainnya

Setelah mengakhiri telepon dengan memberi tau akan menghubunginya lewat email atau lainnya, maka kamu segera membuat tagihan dan lain sebagainya lewat email.

Kamu bisa memberikan metode pembayaran yang ada dan juga pesanan yang ingin dibayar lewat email atau media lain.

10# Menutup ketersediaan layanan yang dipesan

Setelah tamu melakukan kepastian pesanan maka kamu bisa langsung melakukan penutupan ketersediaan layanan yang telah dipesan didalam sistem.

Hal itu berguna supaya tidak terjadi pemesanan ganda terhadap layanan yang telah ditentukan yang pastinya akan membuat perusahaan menjadi berkurang kepercayaannya.

11# Berkomunikasi dengan departemen lanjutan

Kemudian kamu bisa langsung menyampaikan kepada departemen lain yang mengurusi setelah adanya reservasi yang masuk.


Tata cara yang telah disampaikan tersebut merupakan garis besar dari penerimaan atau penolakan reservasi yang dilakukan.

Bisa jadi disetiap perusahaan mempunyai prosedur yang berbeda dikarenakan perbedaan kebijakan yang tersedia. Bisa jadi akan mengurangi, bisa jadi akan menambahkan prosedur.

Itulah artikel mengenai struktur dan tugas dari departemen atau seksi reservation beserta tata cara dalam menerima dan menolak reservation khususnya dalam bahasa inggris.